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José Arias

Socio y Profesor de la Fundación ICIL

 

MODERNA GESTIÓN DE STOCKS

El reaprovisionamiento, es una de las funciones vitales de la empresa, lo mismo que la alimentación al cuerpo humano. En particular, aquellas que se dedican al almacenaje y distribución, el saber hacer (Know-How) a la hora de gestionar aprovisionamientos  y stocks puede suponer una ventaja competitiva.

La naturaleza estimula al hombre a comer lo más posible mientras haya alimento hasta hartarse. El organismo dispone de mecanismos para almacenar cuando hay exceso. Posteriormente tirará de esas reservas en momentos de mayor demanda de energía o esfuerzo físico, y en periodos de tiempo sin alimentos. Si no controlamos el instinto, pronto vemos el resultado: más curvas y peso del que deseamos.

La empresa debe tener los stocks para satisfacer la demanda, absorber las fluctuaciones e incertidumbres asociadas a la demanda, y seguir vendiendo cuando haya falta de suministro por cualquier causa (fallos en fábricas, errores en los pedidos, fallos en transportes y otros elementos de la Cadena de distribución).

El instinto de protección nos invita a acopiar mucho stock, para no perder ninguna venta. Sin embargo la incertidumbre y variabilidad de la demanda son realidades que no podemos cambiar. Tampoco es fácil encontrar una “Bola de Cristal” que ayude a obtener unas buenas estimaciones o previsiones de la demanda. No es que sean caras, es que no existen o no son fiables. Si no controlamos el instinto, acarrrearemos mas stock del que necesitamos. La alternativa para no sucumbir a la tentación debería ser adaptarse a la realidad y construir Cadenas de Distribución más ágiles y flexibles. Cadenas que permitan dar el mismo servicio al cliente, a base de mucho rigor y control a la hora de gestionar aprovisionamientos.

El problema moderno mas habitual en las empresas es tener exceso de lo que no se vende, como el sobrepeso en las personas (parece que este término ofende menos que el de gordo), y simultáneamente falta de lo que se vende, carencia de hierro, vitaminas y otros elementos importantes para el organismo de las personas.

Las decisiones de qué referencias almacenar, donde y que cantidades, deberían responder a criterios técnicos y estudios logísticos de disponibilidad y tiempos de servicio, y no a criterios de marketing o de imagen.

Como ejemplos de cuerpos que tienen que vigilar hasta el extremo la alimentación para controlar su físico, destaco profesionales que requieren de una imagen excelente (modelos, actores, presentadores,… televisión, cine),  y otros que requieren un físico excelente como deportistas de élite, bailarines, y profesiones similares. Si se quiere ser empresa de élite, hay que aceptar las exigencias y sacrificios que supone una modera gestión de stocks.

INDICADOR DE SALUD DEL INVENTARIO

Disponemos del ratio o parámetro de control de nuestra salud, que nos permiten comparar nuestra propia evolución en el tiempo el índice de masa corporal. Relaciona el peso con la talla. Además nos permite compararnos con otros individuos. El indicador de si nuestros stocks son correctos es la Cobertura. Compara la inversión en stocks con el valor de coste de las ventas en los doce últimos meses, y al multiplicar por 365 días, nos da una idea de cuanto tiempo podríamos seguir satisfaciendo la demanda. Miremos con frecuencia en nuestra báscula y pongamos acciones en marcha en cuanto haya desviaciones. No esperemos a que la desviación sea muy grande. Corregir desviaciones pequeñas es proporcionalmente mucho más sencillo y requiere un esfuerzo menor que cuando son grandes.

Normalmente somos muy ágiles en aumentar los stocks a medida que aumenta la venta, al igual que nuestro peso crece con la estatura. Pero no lo hacemos bien cuando al analizar el detalle del inventario aparecen desequilibrios. Se confirma cuando la demanda baja, y no somos capaces de reducir los stocks en la misma proporción. Muchas referencias aumentaban el valor del inventario innecesariamente durante el crecimiento de la venta, pero no se notaba al diluirse el impacto en el total.

PATOLOGÍAS ASOCIADAS A LOS DESEQUILIBRIOS EN EL INVENTARIO

También se dice que los stocks “se comen” recursos muy valiosos de la empresa.

Los stocks se comen principalmente: capital circulante, espacio en almacén, y beneficios de la empresa.

El segundo, el mas fácil de entender, no es el peor de los males, pero es el que mas impacto visual tiene. Los stocks crecen con la empresa y el tamaño de los almacenes con ellos. El responsable del almacén no suele tener el control ni influencia en lo que se debe almacenar ni en que cantidad. Esta situación le permite pedir, sin ningún remilgo ni rubor, más estanterías y más espacio para almacenar. Contribuye a que el problema pueda hacerse más grave. Si hay más espacio disponible será sencillo seguir acumulando stock, incluyendo el que no rota. Se cumple un principio, no escrito, sobre que los materiales, al igual que los gases, tienden a ocupar todo el espacio disponible. También válido para armarios, despensas, trasteros, y garajes domésticos.  Al poco tiempo de ampliar un almacén, se ha quedado pequeño.

En el símil con el cuerpo humano, el alimento nos ayuda a crecer. El exceso forzará a que tengamos más volumen del que necesitamos. Aumentará la barriga, y aparecerán los temidos michelines. Además del problema estético, supone un mayor coste y riesgos para la salud. Si se da la situación de almacenes a rebosar en la empresa, además del coste adicional, se pierde Flexibilidad y Agilidad, lo mismo que ocurre a las personas con sobrepeso. Imagino que algunos no estarán de acuerdo conmigo en el efecto estético negativo de los almacenes con mucho material aunque no se venda. En particular la fuerza comercial ve bien poder mostrar a los clientes almacenes grandes y llenos de materiales. Yo tengo mis dudas en cuanto al peso que este impacto visual tiene en las decisiones para elegir un proveedor. Por el contrario, cuando transito por almacenes y veo capas de polvo en algunos palets y cajas, veo material que no rota (cuanto mas espesa es la capa de polvo, mas antigua es la partida), veo lorzas y colesterol del malo. Si estoy equivocado sugeriría rellenar estanterías  y palets con cajas originales vacías. El cliente no notaría la diferencia.

El tercero de los recursos que se come el stock, es una parte de los beneficios de la empresa. El mismo que permite generar beneficios, en exceso nos quita una parte de ellos: saldos por debajo de coste, devoluciones a proveedor con penalización, o cuando no queda mas remedio, depreciar y dar de baja. No se ve hasta que hay que asumir las pérdidas. En ese momento todo el mundo lo entiende, y se rasga las vestiduras. Se buscan culpables, no siempre las causas. Se toman acciones de emergencia para minimizar las pérdidas. El problema se olvida hasta el próximo cierre fiscal, o la siguiente batida que haga la Dirección. En el día a día, las prioridades suelen estar en el cliente, los pedidos, en la cifra de venta y en el margen.

En la comparación con nuestra salud, los beneficios de la empresa podrían ser nuestra felicidad. Nos damos cuenta de que estar gordos nos quita felicidad cuado ya es tarde. No somos conscientes de que debemos cuidarnos hasta que alguien nos lo recuerda, o sufrimos alguna de las consecuencias. ¿Que hacemos? Nos preocupamos por un tiempo y hacemos algo. Lo más habitual: dietas milagrosas, y tratamientos o medicamentos caros buscando resultados a corto plazo. En el fondo sabemos que si no se corrigen hábitos y comportamientos, la recaída está garantizada. Salvo contadas excepciones, se recupera el peso perdido en poco tiempo, y vuelta a empezar. El consejo de los médicos, dietistas, e incluso psicólogos, es no tener que recurrir a dietas y sistemas de adelgazamiento. No tener que engordar y adelgazar de manera cíclica. Lo más difícil es llevarlo a la práctica, y siempre encontramos excusas para justificarnos. ¿Seremos capaces de hacerlo mejor para no cometer el mismo error en la empresa con los stocks?

En cuanto al primero de los recursos que se comen los stocks: el capital circulante, es seguramente el mas difícil de ver, el menos intuitivo. Las señales de peligro que los financieros lanzan cada vez que el valor del inventario crece, son como gritos en el desierto. Son pocos, diferentes del director general, los que sienten el problema y entienden como afecta o puede afectar a la salud de la compañía.

Las consecuencias del sobrepeso pueden ser graves para el cuerpo humano. Provocan tensión alta, problemas de circulación, entre otros. Pueden provocar un infarto. De similar manera, los problemas de financiación que provoca el exceso de inventario en la empresa, pueden provocar el colapso de la compañía: Concurso de Acreedores. Incluso si la financiación no llega a matar, los problemas de un apalancamiento excesivo son perjudiciales para la valoración de la empresa y su futuro a largo plazo.

CONCLUSIÓN

Una Empresa sana es aquella que tiene los stocks “adecuados” a su negocio, su mercado, a sus ventas y a las particularidades de sus clientes en su área geográfica, ni más ni menos. Si se quiere destacar, hay que controlar muy bien el peso y las curvas. Se necesita hacer una gestión de reaprovisionamientos y stocks, no solo buena, sino superior a la de los competidores: excelente.

La gestión de stocks excelente no es algo natural, igual que no es natural mantener una excelente forma física sin método y esfuerzo. Solo con buenos especialistas médicos, y sobre todo, mucha disciplina por parte de la persona interesada, se mantiene un cuerpo de primera línea. Para mantenerse como empresa de primera línea hay que controlar los stocks con buenos especialistas, métodos adecuados, y sobre todo, mucha disciplina y control. Deberíamos cambiar el chip, olvidar el paradigma de la escasez, y olvidar la obsesión por no pasar hambre (perder ventas) por la que tendemos a tener mucho stock de todo, por si acaso, “seguro que se venderá”.

Se necesita una cadena de suministro ágil y ligera (delgada). Tendremos los stocks donde sea, y solo necesario para cumplir los parámetros de servicio que el cliente espera. Todo exceso se acaba convirtiendo en grasas, lorzas (michelines), y en definitiva, en un problema no solo estético sino de salud para la empresa.

La intención con esta comparación es dejar en la mente las imágenes de una Miss y el cuadro de Rubens. Tal vez ayude en la toma de decisiones que puedan afectar a la imagen y a la salud de la empresa.

Los excesos de stock suponen dinero inmovilizado, espacio perdido en almacén, y menos beneficios. Mejor no engordar que tener que adelgazar.

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José Arias

Socio y Profesor de la Fundación ICIL

 

INTRODUCCIÓN

El stock se ve de distinta manera dentro una misma empresa, dependiendo del departamento en el que uno se encuentra. Para un Comercial o responsable de Fabricación, es una necesidad, cuanto más mejor. Para un responsable financiero, la dirección general y los accionistas, es un lujo, cuanto menos mejor. Ha habido cambios en el desarrollo industrial que ayudan a entender diferentes percepciones del mismo tema. Repasar la evolución histórica, relacionándolo con una imagen gráfica, tal vez contribuya a que todos lo veamos de la misma manera. Leyendo este verano un artículo sobre la evolución histórica de los patrones de belleza del cuerpo humano, me vino a la mente una asociación que puede ayudarnos a verlo desde otro punto de vista. Se me ocurrió que los Stocks podrían asociarse a la salud de la empresa como los alimentos a la salud del cuerpo humano. Al igual que el patrón de belleza del cuerpo ha cambiado con el tiempo, deberíamos asumir un cambio en la forma de ver los stocks.

EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL PATRÓN DE BELLEZA

El artículo explicaba como desde la edad media, y hasta hace bien poco, la salud y el poder estaban muy relacionados con tener kilos de más. Era un signo positivo, y se asociaba a la escala pudiente de la sociedad: nobleza y clero. Se afianzó la creencia de que la fuerza física, y con ella el poder, es el resultado de comer abundantemente. Era época de escasez por las continuas guerras. La pobreza y el hambre estaban muy extendidas. La consecuencia, cuerpos delgados y débiles eran lo común en las capas menos pudientes. Las gorduras eran la excepción, privilegio de unos pocos. 

[La tres Gracias. Rubens. Año 1.638]

Un ejemplo gráfico lo encontramos en la pintura del barroco. El modelo de belleza femenino que representaba Rubens en sus cuadros muestra mujeres rollizas. Las elegía con lorzas (michelines) y traseros con curvas abundantes.
Hoy en día esas formas no suelen ser aceptadas como las más deseables.

El patrón de belleza del siglo XXI, una vez superada la etapa de las supermodelos demasiado delgadas, presenta criterios diferentes. Son cuerpos más esbeltos. Sirvan las imágenes del último concurso internacional de belleza: Miss Universo 2010, como ejemplo de la tendencia moderna, y compare en lector con la imagen del Barroco.  ¿Que pensarían en aquella época de mujeres como estas?. Posiblemente serían consideradas como mujeres de pocos recursos, mal alimentadas, difícil encontrarles un buen marido.

 

[Tres finalistas al concurso de belleza, con la ganadora en el centro. Miss Universe Las Vegas. 2010]

CAMBIOS EN PERCEPCIÓN DEL STOCK A LO LARGO DEL DESARROLLO INDUSTRIAL

El atractivo de una empresa, lo que ven los distintos grupos de interés que mas se fijan en ella (clientes, accionistas y empleados), se podría comparar con la belleza de un cuerpo. Como ocurría en el patrón de belleza corporal, el patrón de atracción de las empresas también ha cambiado.

Durante muchos años desde el inicio de la revolución industrial, han primado los Beneficios a la hora de evaluar una empresa. Además, cuanto más dinero se tenía en edificios, maquinaria, stocks, y otros activos, mejor. La empresa valía más. La misma clasificación de “Activo” en la teoría económica tiene una connotación positiva. Se asocia a algo bueno, cuanto más, mejor.

El patrón ha cambiado. Modernamente se comparan los beneficios con la cantidad de capital necesario para generarlos. Ahora se valora más las empresas que consiguen hacerlo con menor capital invertido. El indicador de atracción de una empresa pasa a ser la Rentabilidad. Los stocks suman capital invertido, en el denominador y afean la imagen. Para ser una empresa atractiva, se debe limitar el valor del inventario al máximo, invirtiendo solo en stocks que mantengan o aumenten las ventas. El resto son lorzas, curvas y grasas que sobran. Si no podemos prevenir que surjan, nos obligarán a sufrir el calvario de eliminarlas.

 Separando el stock del resto de activos, se produce un cambio histórico adicional que ha contribuido a reforzar el sentimiento de que todo stock es bueno, y que conviene corregir. Hasta los años 70, la capacidad de producción instalada en los países industrializados era, en general, menor que la demanda potencial, en casi todos los mercados. Cualquier unidad fabricada estaba prácticamente vendida, el stock, en ese entorno, era una garantía de venta. Progresivamente la capacidad de producción fue creciendo hasta superar la demanda. Las empresas tienen que buscar factores estratégicos alternativos para diferenciarse, y vender más que los competidores. Cambian incluso las reglas que marcan los precios. El precio de venta lo empieza a fijar la competencia del mercado. Aumenta la presión por la calidad y por ahorrar costes, para no perder ventas. Se evidencian los inconvenientes del exceso de inventario. Muchas empresas grandes se reorganizan dando mas contenido a la Logística tradicional. Se concentra la gestión de todo el canal de materiales y se hacen esfuerzos de re-ingeniería de las redes de distribución (almacenes y transporte), con el fin de reducir el valor total de los inventarios. Los beneficios que la reducción de inversión supone, demuestra que compensan con creces un mayor coste de transporte.

En mi opinión, el disponer de mucho stock en todos los almacenes ya no supone una ventaja competitiva, que compense los perjuicios que acarrea. Si el cliente recibe sus productos en los plazos que le ofrecen el resto de competidores, creo que le importa menos de donde sale, o los milagros que haya que hacer para cumplir el plazo comprometido.

 

MODERNA GESTIÓN DE STOCKS (se publicará en la 2ª parte)

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